Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable.

Monales SAS, NIT 901.746.218-9, es Responsable del Tratamiento de los datos personales descritos en esta política, conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013. Correo electrónico: office-sin-correo@quitarmonales.co. Teléfono: +57 300 608 4202.

El domicilio y la dirección de notificaciones de Monales SAS constan en su certificado de existencia y representación legal y en el Registro Único Empresarial y Social (RUES), que es público, y pueden solicitarse a office-sin-correo@quitarmonales.co o al teléfono +57 300 608 4202.

2. Alcance.

Esta política se aplica a los datos personales que Monales SAS recibe por los canales de contacto que publica este sitio web (correo electrónico y teléfono). No se aplica a los datos que las personas usuarias de SaberBien, un producto que también opera Monales SAS, entregan en esa plataforma: sus datos de cuenta, incluidos los de menores de edad, se rigen por la política de privacidad de SaberBien, y también las solicitudes que esas personas usuarias envíen sobre su cuenta, aunque lleguen por los mismos canales de contacto.

Este sitio no tiene formularios ni cuentas de usuario; no instala cookies propias, no usa analítica ni publicidad y no carga recursos de otros sitios web.

3. Datos que se tratan.

Por sus canales de contacto, Monales SAS solo recibe los datos personales que una persona decide enviarle al escribirle o llamarle (normalmente nombre, correo electrónico, teléfono, empresa y el contenido del mensaje o lo que se trate en la llamada) y los que el propio medio registra, como la dirección del remitente o el número desde el que se llama.

4. Tratamiento y finalidades.

Los datos se recolectan, almacenan, usan, circulan hacia los Encargados y los demás destinatarios del apartado 7 y se suprimen según el apartado 8. Sus finalidades son:

• a) Atender y responder las comunicaciones que recibe Monales SAS.
• b) Evaluar, preparar y hacer seguimiento a solicitudes y propuestas de proyectos de software a la medida y a la relación contractual que llegue a resultar.
• c) Atender las consultas y los reclamos de los Titulares.
• d) Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender los requerimientos de las autoridades.

Monales SAS no vende datos personales ni los comparte para publicidad, no envía publicidad ni boletines, no elabora perfiles y no toma decisiones automatizadas.

5. Autorización.

Salvo las excepciones previstas en la ley, el Tratamiento requiere la autorización previa e informada del Titular (Ley 1581 de 2012, art. 9). Puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas, nunca por el silencio (Decreto 1377 de 2013, art. 7).

Quien, siendo mayor de edad y después de conocer esta política, escribe o llama a Monales SAS para recibir una respuesta manifiesta con esa conducta su autorización para la finalidad a) y, si su mensaje trata de un proyecto, de una consulta o de un reclamo, para la b) o la c), según el caso. Los menores de edad se rigen por el apartado 6. En la primera respuesta, Monales SAS le indicará dónde consultar esta política. La prueba de la autorización se conserva (Decreto 1377 de 2013, art. 8): en el correo, es el propio mensaje; si el contacto es telefónico, Monales SAS dejará constancia escrita, por ejemplo con un correo de seguimiento.

Para la finalidad d), los datos se conservan cuando lo exija una obligación legal (Decreto 1377 de 2013, art. 11) y pueden obtenerse o divulgarse sin autorización cuando un mandato legal o judicial releve el consentimiento (Ley 1581 de 2012, art. 4, literal c). Tampoco se requiere autorización para la información que pida una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial (art. 10).

6. Datos sensibles y menores de edad.

Este sitio no pide datos sensibles (Ley 1581 de 2012, art. 5). Nadie está obligado a entregarlos ni a autorizar su Tratamiento, y ninguna actividad se condiciona a que se suministren (Decreto 1377 de 2013, art. 6). Se pide no incluirlos; si llegan en un mensaje, la autorización por conducta del apartado 5 no se extiende a ellos, y Monales SAS no los trata (no los conserva ni los usa) sin la autorización explícita del Titular, previa información de cuáles son sensibles y para qué se tratarían (Ley 1581 de 2012, art. 6; Decreto 1377 de 2013, art. 6).

El sitio no está dirigido a niños, niñas ni adolescentes. El Tratamiento de sus datos personales está prohibido, salvo los datos de naturaleza pública, y solo puede hacerse cuando responda a su interés superior y asegure el respeto de sus derechos fundamentales; cumplidos esos requisitos, la autorización la otorga su representante legal, previo ejercicio por el menor de su derecho a ser escuchado (Ley 1581 de 2012, art. 7; Decreto 1377 de 2013, art. 12). Si un menor de edad necesita comunicarse con Monales SAS por un asunto distinto de su cuenta de SaberBien, se le pide hacerlo por medio de su representante legal. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes los ejercen las personas facultadas para representarlos (Decreto 1377 de 2013, art. 20).

7. Encargados y circulación de los datos.

Entre los Encargados del Tratamiento, que tratan los datos por cuenta de Monales SAS (Ley 1581 de 2012, art. 3), está el servicio externo de correo electrónico.

Fuera de los Encargados, los datos solo se suministran al Titular, a sus causahabientes o representantes legales, a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, y a los terceros autorizados por el Titular o por la ley (Ley 1581 de 2012, art. 13).

8. Seguridad y conservación.

La ley exige manejar la información con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento (Ley 1581 de 2012, art. 4, literal g). Monales SAS aplica medidas con ese fin, aunque ninguna medida elimina por completo el riesgo.

Los datos se conservan durante el tiempo razonable y necesario para las finalidades que justificaron su Tratamiento, atendiendo a los aspectos administrativos, contables, fiscales y jurídicos de la información (Decreto 1377 de 2013, art. 11). Cumplidas las finalidades, se suprimen, salvo que una obligación legal o contractual exija conservarlos.

9. Derechos del Titular.

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley no la exige.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, en las condiciones del apartado 11.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, en los términos del apartado 12 (Decreto 1377 de 2013, art. 9).
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

10. Atención de peticiones, consultas y reclamos.

El Decreto 1377 de 2013 (art. 23) exige designar una persona o un área que asuma la función de protección de datos personales; en Monales SAS la ejerce su representante legal, que atiende las peticiones, consultas y reclamos. Para que quede constancia, se presentan por escrito a office-sin-correo@quitarmonales.co; al teléfono +57 300 608 4202 se puede pedir orientación sobre el trámite. Presentar una solicitud no tiene costo.

11. Procedimiento para consultas y reclamos.

Pueden presentar solicitudes el Titular, acreditando su identidad; sus causahabientes, su representante o su apoderado, acreditando esa calidad; y quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro (Decreto 1377 de 2013, art. 20). La solicitud indica la identificación del Titular y lo que se pide. Si se desea, indica también el medio para recibir la respuesta (Ley 1581 de 2012, art. 11). El reclamo incluye además la dirección, la descripción de los hechos que lo motivan y los documentos que se quieran hacer valer (art. 15).

Consultas (Ley 1581 de 2012, art. 14): sirven para conocer los datos que reposan en la base de datos. Se atienden en un máximo de diez días hábiles desde la fecha de recibo; si no es posible, antes de que venza ese plazo se le informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco días hábiles más.

Reclamos (Ley 1581 de 2012, art. 15; Decreto 1377 de 2013, art. 9): sirven para pedir la corrección, actualización o supresión de los datos, revocar la autorización o advertir el presunto incumplimiento de alguno de los deberes de esa ley. Si el reclamo está incompleto, dentro de los cinco días siguientes a su recepción Monales SAS le pedirá subsanarlo; si pasan dos meses desde ese requerimiento sin que presente la información, se entenderá que desistió. Dentro de los dos días hábiles siguientes a recibir el reclamo completo, se anotará en la base la leyenda «reclamo en trámite» y su motivo, hasta que se decida. El reclamo completo se atiende en un máximo de quince días hábiles desde el día siguiente a su recibo; si no es posible, antes de que venza ese plazo se le informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho días hábiles más. Si Monales SAS no es competente para resolver un reclamo, lo trasladará a quien corresponda en un máximo de dos días hábiles y le informará de ello.

Agotado el trámite de consulta o de reclamo ante Monales SAS, usted puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (Ley 1581 de 2012, arts. 8 y 16).

12. Revocatoria de la autorización y supresión de los datos.

Usted puede en todo momento pedir la supresión de sus datos o revocar la autorización mediante un reclamo (apartado 11; Decreto 1377 de 2013, art. 9). La solicitud no procede cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Si, vencido el término legal, los datos no se han suprimido, usted puede pedir a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria o la supresión.

13. Deberes de Monales SAS.

El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 le impone a Monales SAS, entre otros, los deberes de garantizar el hábeas data, conservar copia de la autorización, proteger la información y mantenerla actualizada, exigir a los Encargados el respeto de su seguridad y privacidad, informar a la autoridad las violaciones a los códigos de seguridad cuando existan riesgos para la información y cumplir las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

14. Vigencia y cambios.

Esta política rige desde el 29 de septiembre de 2026. Las bases de datos a las que se aplica estarán vigentes mientras Monales SAS desarrolle las actividades que justifican su Tratamiento.

Los cambios sustanciales se comunicarán a los Titulares de manera oportuna y eficiente antes de aplicarse, y la nueva versión se publicará en esta página con su fecha. Si el cambio se refiere a la finalidad del Tratamiento, se pedirá una nueva autorización (Decreto 1377 de 2013, arts. 5 y 13).